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MS Access – 报告基础

在本章中,我们将介绍报告的基础知识以及如何创建报告.报告提供了一种查看,格式化和汇总Microsoft Access数据库中的信息的方法.例如,您可以为所有联系人创建简单的电话号码报告.

  • 报告包含以下信息:从表或查询中提取,以及与报表设计一起存储的信息,例如标签,标题和图形.

  • 表或查询提供基础数据也称为报告的记录源.

  • 如果要包含的字段全部存在于单个表中,请将该表用作记录源.

  • 如果字段包含在多个表中,则需要使用一个或多个查询作为记录源.

示例

现在我们将举一个简单的例子来了解创建一个非常简单的报告的过程.为此,我们需要转到”创建”选项卡.

Report

在单击”报告”按钮创建基本报告之前,请确保选择了正确的查询.在这种情况下,在导航窗格中选择了 qryCurrentProjects .现在点击”报告”按钮,该按钮将根据该查询生成报告.

项目选择

您将在”布局”视图中看到报告已打开.这提供了一种快速方法来调整您在报表上看到的任何字段的大小或宽度.现在让我们调整列宽以使所有内容更好地适应.

Adjust Columns

向下滚动并调整底部的页面控件.

调整页面控制

这是一种非常快速的方法来创建一个非常简单的报告.您还可以从报表设计视图中进行微小的更改和调整.

Quick Way

  • 就像表格一样,报告由各种不同的部分组成.

  • 你有详细的部分,是您所有数据大部分存在的地方.

  • 您还会看到页眉和页脚部分;它们显示在报告中每个页面的顶部和底部.

现在让我们更改报告的标题并为其命名.

更改标题

点击保存图标以保存报告.

报告名称

您将看到上面的对话框.

输入报告的名称,然后单击”确定”.如果要查看此报告的实际效果,可以在”打印预览”中返回”查看”按钮,然后单击”打印预览”以查看此报告在纸上或PDF格式下打印时的效果.

Actual Look

使用右下角的工具,你可以放大或缩小.当您切换到”打印预览”时,”打印预览”选项卡上还有一些按钮会自动出现.在缩放部分,您有一个页面,两个页面的视图;或者如果您有更长的报告,您可以一次查看四页,八页或十二页.您还可以调整简单的内容,例如用于打印的纸张尺寸,报告的边距,方向,列数,页面设置等.这就是您可以快速创建的方式使用”创建”选项卡上的”报告”按钮进行简单报告.

使用报告设计创建报告

报告设计是另一种创建快速报告的方法访问.为此,我们需要使用Report Design View按钮,它类似于Form Design按钮.这将创建一个空白报告并直接打开到设计视图,允许您更改控制源并直接将字段添加到报告的设计视图中.

现在让我们转到在Create选项卡上单击Report Design按钮.

Report Design

它将打开一个空白报告或一个未绑定的报告,这意味着该报告与我们数据库中的其他对象无关.

Unbound Report

在”工具”组的”设计”选项卡上,选择”属性表”.这将打开属性窗格.

工具组

关于”数据”选项卡,为此报告分配记录源,以将其连接到数据库对象,如以下屏幕截图所示.

数据选项卡

从下拉列表中选择 qryLateProjects ,现在,下一步是通过单击”添加现有”来为此报告添加一些字段设计选项卡上的字段列表按钮.

Late Projects

选择字段如上图所示.

选择字段

拖动字段如上面的截图所示.转到”排列”选项卡,在”表”组中,您有几个选项可供选择.

选择表单

存在堆叠布局和表格布局,这是一种与电子表格非常相似的布局.让我们选择表格布局.

表格布局

你可以看到它将所有标签移动到页眉区域.这些标签仅在每个页面的顶部出现一次,并且”详细信息”部分中的每个记录都将重复数据查询.现在,您可以进行一些调整以使ProjectName字段更宽.

Field Wider

正如您在上面的屏幕截图中看到的那样,Detail部分和Page Footer之间有很多空格.

让我们向上拖动页脚以减少空格如下面的屏幕截图所示.我们现在转到Design选项卡并单击View按钮并选择Report View.

Page Footer

报告视图

你现在可以看到一些项目名称不完整;您可以使用设计视图进行调整,也可以使用布局视图来执行此操作.

Simple报告

这就是我们如何从设计视图创建一个简单的报告.

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